Para las Organizaciones con múltiples sitios incluidos dentro del alcance de la certificación, existen 2 caminos posibles a seguir: 

  1. Cada sitio buscará la certificación de su sistema de forma separada (cada sitio con un certificado); 

  2. Más de uno, o todos los sitios buscarán la certificación de su sistema en conjunto (bajo un mismo certificado matriz). 

Cada caso tiene sus ventajas y situaciones particulares que deben ser analizadas por la Organización. 

Las ventajas de una certificación individual incluye la certeza de que situaciones no resueltas en un sitio no impactarán la certificación de los demás. De igual manera, la certificación individual es la única opción para la Organizaciones que operan bajo sistemas de gestión independientes, o que producen productos significativamente distintos, o que la alta dirección busca mantener sus sitios completamente independientes.

Las ventajas de una certificación multisitio incluye el enfoque organizacional hacia una perspectiva amplia en el análisis de la eficacia del sistema de gestión y una toma de decisión unificada, el intercambio de la información y buenas prácticas entre los sitios, y un refuerzo en la consistencia operativa, sitio-por-sitio. Adicionalmente, existen casos de certificación multisitios, donde estos pueden pasar por el proceso de certificación a través de un mecanismo de muestreo, lo que lleva a una reducción del tiempo e inversión en el proceso. El muestreo significa que no todos los sitios serán visitados en cada auditoria, pero todos estarán disponibles para ser seleccionados para una determinada auditoria. EL muestreo depende de una análisis previo para determinar que es factible (en no todos casos es aplicable - ver documento IAF).

Definición de una Organización multisitio

Una Organización multisitio es aquella que tiene identificada una función central del sistema, en el cual, ciertas actividades son planificadas, controladas o gestionadas y dispone de una red de sitios donde las actividades/procesos son total o parcialmente llevados a cabo. 

La Organización requiere ser una única entidad, legalmente establecida, y todos los sitios deben tener una relación legal o contractual con la oficina central de la organización, así como debe estar sujeta a un sistema de gestión común, lo cual se establece, implementa y esta sujeto al seguimiento continuo por la oficina central. Esto significa que la oficina central tiene la autoridad de implementar acciones correctivas u cualquier otra, en cualquier de los sitios, en caso de ser necesario. Cuando aplicable, este requisito puede ser cubierto en un contrato entre la oficina central y los sitios. 

No todas las organizaciones que cumplen con el concepto de multisitio son elegibles para el muestreo de sitios (para que se aplique el concepto de muestreo es fundamental que en los sitios se realicen actividades/procesos similares). 

Criterios de elegibilidad para muestreo 

 

Su Organización multi-sitio será elegible para el muestreo en el caso de: 
 

  • Los productos/servicios proporcionados por todos los sitios son sustancialmente del mismo tipo y son producidos o realizados fundamentalmente conforme los mismos métodos y procedimientos; 

  • El sistema de gestión de su Organización es administrado de forma centralizada, bajo un plan controlado centralmente y una revisión por la dirección centralizada; 

  • Todos los sitios recibieron auditorias internas antes de la auditoria de certificación (el programa de auditoria y seguimiento son centralizados); 

  • Su Organización puede demostrar que la oficina central ha establecido un sistema de gestión conforme con la normativa aplicable. 

  • La Organización debe demostrar su habilidad en recolectar y analizar los datos de todos los sitios e iniciar las acciones pertinentes. Estos datos deben incluir, pero no limitarse ha: 

    • Información documentada del sistema y cambios al sistema;

    • Revisión por la Dirección; 

    • Gestión de Quejas; 

    • Seguimiento de acciones correctivas;

    • Planificación de auditorias internas y evaluación de los resultados.

 
ORI evaluará cada caso de forma a asegurar la integridad del uso del mecanismo de muestreo de sitios. ORION evaluará cada situación considerando: 

  • Alcance del sector industrial o actividades (ejemplo: análisis del riesgos o complejidad asociada al sector o actividad).

  • El tamaño de los sitios elegibles para las auditorias multi-sitios.

  • Variación en la implementación local del sistema de gestión, tales como la necesidad del uso frecuente del recurso de planes de calidad dentro del sistema de gestión para dirigir y controlar actividades distintas, o requisitos contractuales o reglamentarios/ legales en el sistema;.

 
Criterio para el Muestreo

 

La oficina central (sitio principal donde se controla el sistema) es auditada durante la auditoria de certificación y por lo menos una vez al año. Sitios adicionales serán seleccionados del total de sitios dentro del alcance, conforme los procedimientos y reglas del IAF establecidas.

Análisis y amplitud de las no conformidades  

 

Las no conformidades identificadas por ORI o por otros mecanismos internos de la Organización (ejemplo: auditorias internas) deben ser evaluadas para determinar si estas indican una deficiencia general del sistema, aplicable a uno o más sitios en particular o a todos los sitios. Acciones correctivas apropiadas deben ser aplicadas al sistema como un todo o a uno o más sitios específicos.

 

En el caso de que se identifiquen no conformidades consideradas sistémicas, ORI evaluará la acción correctiva, y en el caso de que esta no se considere adecuada, podrá incrementar el número de los sitios muestreados, hasta que una acción correctiva del sistema sea implementada y se verifique su eficacia. 

Auditorias de Certificación: En el caso de que se identifique una no conformidad mayor en uno o más sitios, el auditor líder no recomendará la certificación del sistema, hasta que la no conformidad mayor este cerrada (implementada y eficacia verificada). Para los sitios considerados problemáticos, la Organización NO podrá excluirlos de las actividades de auditoria, una vez que la auditoria haya iniciado y que estos sitios estén dentro del alcance definido de la certificación (cualquier movimiento en el Alcance se deberá dar antes de la auditoria).

 

Certificados  

 

Se emitirá un único certificado "matriz" conteniendo la razón social del cliente y la dirección de la oficina central y certificados con los alcances particulares para cada sitio, conforme aplique o en su caso una lista de todos los sitios incluidos en la certificación.

La certificación de todos los sitios será cancelada, en el caso de que la oficina central o cualquier otro de los sitios no cumplan con las reglas y requisitos para la certificación.

Sitios adicionales pueden ser incluidos al certificado original conforme a las reglas, técnicas y procedimientos para muestreo aplicables.

Contáctenos para más información y discutir su situación con relación a la certificación multi-sitio. 

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